旅行 & 会议

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旅游指南/里程报销

如果您为Chabot或CLPC的CD的业务驾驶您的私家车，您可以 申请差旅/里程报销. 此报销可以 只有 包括里程、过桥费和停车费. 对于区域内的旅行，旅行 可使用费用报销表. 此表格可按月提交，期限为 当地的旅游. 本地旅行不需要事先批准. 杂费 与本地旅行有关的费用(停车、通行费等)也可在此表上申报.)旅游 上下班和回家是不报销的.

旅行费用报销表

• 所需信息:
• 日期
• 原产地和目的地
• 旅行目的
• 行驶里程
• 其他收费:停车费、过路费
• 预算 帐号码串 (FOAP)
• 附上来自Banner或Class-Web的FGIBDST截图以显示可用资金
• 区域经理和副总裁的批准

对于地区站点之间的旅行，请参见下面的标准化里程率. 有 不再需要打印谷歌地图或Mapquest来证明旅行里程 这些网站. 

从	要做	对CC	对LPC的的	对电视文化中心大楼
地区办公室	-	18	9	1
“大学	18	-	25	19
拉斯波西塔斯学院	9	25	-	8
三谷就业中心	1	19	8	-

 

会议:休假申请表

会议必须提前批准，使用会议休假申请表. 这张表格是用来确保你有适当的授权在大学旅行 业务. 你的顶头上司必须在表格上签字. 出国旅行需要批准 由校董会批准. 在区内旅行不需要填写 会议假:申请表.

会议假:申请表

• 所需信息:
• 附上支持文件和会议信息，包括日期和地点.
• 请注意:没有此证明文件，您的申请将不予处理 附加
• 工作人员姓名
• 会议标题
• 会议日期和地点
• 赞助团体(如适用)
• Chabot/CLPC的CD的目的和贡献
• 预计出勤费用
• 学院的子信息，如果适用的话
• 工作人员签名和日期
• 如果费用应计入校园预算，请勾选“是”并输入预算 帐号码串 (FOAP)
• 一定要注意允许的最高总报销额
• 请注意:如果在任何时候被收费的账户发生变化，您需要提交 在处理费用申请之前，经过适当签名的修改后的表格
• 附上来自Banner或Class-Web的FGIBDST截图以显示可用资金
• 区域经理和副总裁的批准

会议假:费用报销表

会议报销是预先批准的与商务有关的旅行.g.研讨会上, 研讨会，会议，会议，可能包括注册费，住宿费，交通费， 餐费和杂费. 批准的会议假:申请表必须存档 以便Chabot商务服务人员处理您的会议休假费用 索赔表单.

您必须在会议结束后十(10)天内提交您的会议休假:费用报销表 完成旅行. 如果收到预支款，而实际费用低于 预付款，差额必须在提交会议休假费用时汇出 索赔表单.

会议假:费用报销表

• 所需信息:
• 请求者的w#或社会安全#
• 全名及地址
• 会议标题
• 出席日期和地点
• 对于每个出席日期，请填写日期，旅行里程，住宿，用餐，登记 费用和其他费用(如适用)
• 填写预算 帐号码串 (FOAP)收费
  • 所列的账号必须与批准会议上提供的账号相符 休假申请表
  • 如果数字不匹配，您需要提交修改后的会议休假请求 上述形式
• 附上证明文件
  • 会议信息(出席证明)
  • 批准会议休假申请表副本
  • 所有正本收据
• 附上来自Banner或Class-Web的FGIBDST截图以显示可用资金
• 区域经理和副总裁的批准

一旦您的申请表被处理，您将收到您的报销支票 通过邮寄方式，寄到您申请表上所列的地址.

现金垫款

*当需要大量资金时，可要求预支现金. 地区业务 服务部门将跟踪所有预支给员工的旅费，将其记录为应收账款。 i.e. 雇员欠地区政府的钱. 区商务服务部会认真对待 审核未结清的应收账款，以确保收据的真实性 资金的支出(或资金的回款)及时到位 的方式.

例子: Competitions; to Reserve Facilities; 餐 for students during a sporting event and/or field trip; 会议 registration fees & 餐费，或其他相关费用核定 会议差旅费，如汽油费、过路费、停车费等.

形式: 完成一个单独的 支付形式 对于每个韦德1946网站/请求. 一次只能批准一项预支/活动 在申请下一笔贷款前必须先结清当前的预付款吗.

处理时间: 应该作出安排 提前6周. Chabot Business Services要求至少提前四(4)周提交表格 地区要求提前两(2)周提交表格. 估计总时间为6周.

结清未付的预支支票: 提交收据正本 会议假:费用报销表 不迟于韦德1946网站发生后的10个工作日向Chabot商务服务提供 要求预支现金.

• 预支现金较少:如果实际费用少于预支费用，则差额必须汇出 提交会议休假:费用报销表. Chabot商务服务人员会的 将Banner的信用证寄到相应的账户.
• 预支现金超支: 如果实际费用超过预支，则费用超过现金预支 是否在区域经理和副总裁批准后报销.

 

*如果您有未偿还的现金预支，将不会批准进一步的现金预支.

报销实际开支

住宿

参加会议的旅行者应该尽早预订，以便参加会议 团体收费的优势. 旅客预计使用住宿是必要的 而且要合理，选择最低的标准房价. 逐项分类的旅馆 必须提交住宿账单，其中包括员工在酒店账单上的姓名 带着会议假:费用报销表.

餐

所有餐点均需提供原始的分项收据. CLPC的CD不报销 酒精饮料. 包含多人的膳食收据必须包含employee 其他授权人员的姓名或名称，以及用餐目的.

如遇非授权人员，e.g.，家人或朋友，都在同一张收据上， 偿还的金额必须调整，以反映已授权的偿还 人员只.

空中旅行

旅客应该订最便宜的经济舱或经济舱机票. CLPC的CD 不支付商务舱或头等舱机票. 提供旅行收据 从你的目的地. 这通常是机票的行程收据， 旅行社、航空公司或在线预订工具的付款证明.

汽车租赁

须连同帐单一并递交收据，以显示已缴付的总费用 会议假:费用报销表. 在执行租赁协议时，碰撞损害免责声明(CDW)应该是 接受并支付保险费. 人身意外保险将被拒绝，因为 本地区为所有因公出差的工作人员提供此项保险.

保险证明 由CLPC的CD的联合权力机构SWACC提供. 点击这里进入 索取保险证明书表格.

注册费

缴交注册费须出示缴费证明. 一个典型的发票将包括 员工姓名、费用、活动日期和活动地点. 付款证明应包括会议议程或计划的副本.

杂费

其他偶然、经常和必要的费用不需要收据. 这样的费用 包括电话费、上网费、出租车费、停车费等. 但是，任何费用 超过25美元需要提供原始收据. 代客服务费用.e. 干洗 或洗衣，是不允许的.

私家车的使用

里程将根据当前IRS里程率报销. 从 一个在线工具，如谷歌地图™，显示总行驶里程. 里程 除了会议目的地以外，只要是会议目的地，也可以包括 出于商业目的. 以开车代替飞机的费用不能超过机票的费用 加上地面运输. CLPC的CD可自行决定，提供车辆在某些 实例.

批准

旅行者的直接主管必须在任何与旅行有关的表格上签字. 员工不能授权/批准自己的旅行或费用.

其他

本地区不报销配偶或同伴旅行的费用.

与会议有关的所有费用都应包括在费用报销表中。 即使从另一个来源支付. 例如，如果会议注册是付费的 使用p卡，会议费用必须作为费用包含在费用中 表格，然后将相同的金额作为扣除额列入“少p卡”线上 费用报销表.

必须提交原始的分项收据. 信用卡对账单就是证明 付款，但不符合明细收据的条件.

使用 遗失收据声明 遗失收据. 此表格必须由你的直接主管签署， 以及商务服务部的校长或副校长. 一定要包括 表格上缺少收据的原因.

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